Общие вопросы / бюро ГИПов / Система управления проектами Pilot-ICE - разработчик и интегратор отвечают на вопросы.  (Прочитано 487 раз)

В связи очередным успешным внедрением Pilot-ICE в проектную организацию представитель компании АСКОН и интегратор отвечают на вопросы  наших пользователей. Задавайте свои вопросы и делитесь своим опытом по использованию подобных систем.


Навигация по проекту и электронная подпись документа в Pilot-ICE.

«Альтек Системс», интегратор BIM-решений, внедрил систему управления проектной документацией Pilot-ICE от АСКОН в проектном институте «Альтек Проект Строй». Компания занимается проектированием масштабных жилых комплексов по принципу полного цикла — от разработки концепции до осуществления авторского надзора. К проектной деятельности предприятие привлекает субподрядные организации, междисциплинарное взаимодействие с которыми налажено в среде Pilot-ICE.

При поиске решения для коллективной работы специалисты «Альтек Системс» протестировали работу нескольких систем и даже рассматривали разработку собственного продукта. Однако при подсчете затрат стало очевидно — выгоднее приобрести уже готовое решение с открытым API и при необходимости дорабатывать его под собственные нужды.

Факторы, повлиявшие на выбор Pilot-ICE:
- решение «из коробки» позволяет начать работу сразу;
- возможность выстроить структуру папок под свои бизнес-процессы;
- поддержка электронных цифровых подписей для ведения юридически значимого электронного документооборота;
- возможность подключения удаленных пользователей;
- доступность технической поддержки разработчика: за полгода эксплуатации продукта специалисты «Альтек Системс» направили в АСКОН около 70 вопросов, на каждый из них был получен ответ.


Работа с заданиями в Pilot-ICE.

Команда внедрения обстоятельно подошла к организации работы в системе удаленных пользователей. Так, вместо разработки бумажных инструкций был подготовлен видеоролик с объяснением, как подключить подрядчика. Были созданы регламенты с инструкциями по использованию Pilot-ICE. Для подтверждения готовности работы в системе сотрудники проходят тестирование по должностям (от проектировщиков до ГИПов), по результатам которого им выдается сертификат.


Сотрудники проходят тестирование по должностям (от проектировщиков до ГИПов), по результатам которого им выдается сертификат в Pilot-ICE.

В систему на данный момент переведена вся документация компании: не только проектная, но также письма, приказы и накладные. При этом для специалистов «Альтек Проект Строй» и для удаленных сотрудников были утверждены единые правила по наименованию файлов, обеспечивающие быстрый поиск в структуре, состоящей из множества папок. Коме того, внедрение Pilot-ICE позволило организовать защищенное хранение информации.



Были разработаны дополнительные модули для расширения функциональности Pilot-ICE:
- автоматическая печать из AutoCAD и Revit;
- уведомления о заданиях на электронную почту;
- интеграция с Telegram и Rocket.Chat;
- размещение QR-кода на чертежах и подключение web-клиента к серверу для обеспечения доступа заказчиков к актуальной документации.

Андрей Мехонцев, технический руководитель проекта внедрения, об эффектах Pilot-ICE:
«В результате внедрения Pilot-ICE руководитель "Альтек Проект Строй" получил управляемость работ по проектам, а сотрудники компании, ее заказчики и подрядчики — удобный сервис. Мы констатируем экономию ресурсов за счет того, что выстроена структура папок и организовано централизованное хранение документов. Например, наши сотрудники перестали подходить к бумажному справочнику, чтобы зарегистрировать входящие или исходящие письма. Мы также перестали “дергать” системного администратора, чтобы тот выдал права на диск для нового сотрудника. Теперь все просто: он заходит в систему, и у него уже есть права доступа согласно его должности. Но самое главное — это сокращение сроков разработки проектов и уменьшение количества исправлений и переделок, которые также влияют на сроки».

На данный момент в «Альтек Проект Строй» процедура согласования всех документов происходит в электронном виде. В планах — интеграция с операторами электронного документооборота: они выступают третьими лицами, подтверждающими факт передачи документации от одной компании к другой. Это позволит избавиться от бумажного документооборота с заказчиком. Последние будут получать документы сразу в электронном виде и аналогичным образом подтверждать факт их получения, экономя время и деньги.

Более подробную информацию о Pilot-ICE вы можете на сайте разработчика: www.pilotems.com. Кстати, каждый может абсолютно бесплатно пользоваться системой с ограничением работы до двух пользователей.

Вопросы по Pilot-ICE по внедрению и эксплуатации в проектных организациях?
Автор данной интеграции - Андрей Мехонцев и маркетинг-менеджер Pilot-ICE Ольга Гришко, согласились ответить на вопросы по продукту. Задавайте свои вопросы прямо в данной теме и получите компетентные ответы по системе управления проектами Pilot-ICE.

PS: Также, будет интересно кто какими средствами автоматизирует управление проектами в своих организациях - Excel, Microsoft Project, собственный софт и др. Андрей и Ольга готовы прокомментировать эффективность этих вариантов.

Поделюсь своим опытом... Еще в 2008 году в нашей компании назрела необходимость в такой системе т.к. был полный бардак при взаимодействии сотрудников(классика жанра). В итоге имея определенный опыт в разработке софта совместно с программистом разработали веб систему на php+mysql.

Эта была многопользовательская веб система с доступом через Интернет используя стандартный веб-броузер(к примеру статусы задач вечером я проверял уже из дома). Стандартные функции: дерево состава проекта, статусы выполнения, хранение файлов(чертежи и письма), постановка задач.

Разработали НО не прижилось. Причина довольно банальна - у нас основный вид деятельности проектирование и не хватало времени допилить систему были сбои в работе софта. В итоге все забросили и вернулись к расшаренным папочкам и емейлу

Действительно, обслуживание системы, устранение ошибок и развитие ее функциональности требует ресурсов, в первую очередь, времени. И для пользователей подобных систем - это далеко не основная задача. Поэтому наиболее удачный вариант, когда систему предприятие берет готовую с возможностью настройки и создания доп. функциональности под свои нужды, а ежедневное администрирование занимает минимум времени. Есть техподдержка со стороны вендора, которая оперативно поможет при возникновении ошибок, примет пожелания пользователей по развитию системы, включит в план разработки.

Ну и как в бывшем программист подчеркну важный плюс открытый API для допиливания системы под конкретную организацию.

Чего-то форумчане пока молчат(то ли отпуска то ли заработались), тогда я продолжу вопросы:
1) Можете приблизительно сказать сколько успешных внедрений уже и по каким странам? Есть ли внедрения в РБ?
2) Как вы видите типичного клиента проектную организацию - от скольки человек, с каким направлением по проектированию?
3) Какие основные проблемы возникают у персонала при внедрении, сложно ли переносит этот процесс?
4) Может ли использоваться данная программа в строительных компаниях или это узкоспециализированное проектно решение?
5) Были ли случаи когда ваша система не прижилась, как считаете почему?

Каждый вопрос достоен отдельной статьи:) попробую ответить кратко.
Смотря как мерить:) Успех внедрения зависит от множества факторов: от слаженной работы команды внедрения, от заинтересованности проектом руководства предприятий, как используют функционал системы пользователи и т.д. В основном все внедрения пока на территории РФ, есть успешные проекты в Казахстане. Надеемся, что и в Беларуси в скором времени произойдет:) Стараемся делиться информацией о проектах https://pilotems.com/ru/company/review/

Система подойдет всем:) Независимо от масштаба предприятия, задачи у всех очень схожие - навести порядок с документацией, организовать коллективную работу и т.д. У нас есть клиенты как совсем небольшие - 6-10 человек, так и холдинги, проектные институты, девелоперы. Направление деятельности для использования системы абсолютно не важно, ее можно легко и просто настроить под любой вид информации и бизнес-процессы.

У всех бывают сложности, ведь это смена привычек, появление чего-нового. А меняться не все готовы:) Главное, чтобы был внутренний заказчик, который видит цель, для чего все это делается, и будет вести всех к этой цели. И как же здорово, что мы видим таких людей на предприятиях, способных заряжать своими идеями остальных, сквозь трудности проекта добиваться результатов. Как раз Андрей Мехонцев (Альтек Системс) может служить таким примером.

Среди наших заказчиков все больше появляется строительных компаний, которым необходимо обмениваться документацией с проектными и подрядными организациями. К тому же Pilot-ICE начинают использовать и на строительной площадке, проверяя бумажную документацию на актуальность в системе.

Да, к сожалению, такое случается. Причинами тому может быть непонимание, как и для чего использовать систему, ушел руководитель проекта на предприятии, и без него система оказалась никому не нужна. Такие проекты можно реанимировать, если со стороны предприятия появится заинтересованность в изменениях. А наша задача показать, каких эффектов можно добиться.

Ольга, спасибо за ответы.

Следующий вопрос по экономической эффективности внедрения. Существует ли методика расчета финансовой эффективности внедрения системы (универсальная или для конкретной проектной организации)? Чтобы рассчитать клиенту сколько система будет ежегодно экономить денег за счет сокращения времени сотрудников при работе с проектом.   

у меня вопросы
1. сложно ли и долго ли подстраивать систему под конкретную (проектную) организацию
2. кто выполняет настройку системы под конкретные задачи - заказчик или вы как поставщик ПО
3. сколько времени примерно может занимать переход на применение системы (для организации 10, 20, 50, чел)
4. как долго вы поддерживаете заказчиков - год, два ...
5. как выполняются обновления - платно/бесплатно, в течении какого срока
6. какой объем нужен для хранения информации самой системы
7. предусматривается ли автоматическое резервирование хранилища информации
8. как настраиваются антивирусные возможности

Популярный вопрос подняли. Некоторые организации замеряют такие показатели, но общей методики расчета нами не разработано. Один из наших заказчиков (крупный проектный институт) привел следующий факт: экономия на временных затратах проектировщиков составила около 24 миллионов в год. Экономия на обслуживании и расходных материалах к полиграфическому оборудованию за период 2016г.-2018г. составила около 12 миллионов рублей. Сложнее померить качественные показатели - порядок при обмене документацией и в архиве, сокращение количества коллизий и т.д.

Отвечаю по пунктам:
Бывает по-разному. Вообще базовый функционал системы решает до 90% задач организации. Его внедрить достаточно быстро: установить систему пользователям и администратору, создать орг. структуру, завести пользователей, настроить типы с атрибутами документации, обучить работе с системой.  А дальше, какие требования заказчик начинает предъявлять системе, какая нужна интеграция между разными системами по обмену данными, какие дополнительные отчеты требуются и т.д.

Как удобнее - можно делать самостоятельно, можно привлекать специалистов по внедрению.

Бывает по-разному. Чтобы пошло быстрее, нужна заинтересованность руководства компании, выделение времени на обучение, настройку и пилотный проект. С привлечением специалистов по внедрению может пойти быстрее, чем делая все самостоятельно.

Приобретая лицензию на продукт, вы получаете год ежемесячных обновлений функционала и техподдержку. Лицензии постоянные. Далее по истечению года вы принимаете решение о дальнейшем получении обновлений и техподдержке.

Ответила в п.4. оплачиваются ежегодные лицензионные платежи для получения обновлений после первого года после покупки.

В справке описаны рекомендуемые параметры http://help.pilotems.com/ru/Content/system.htm?tocpath=_____4

Рекомендуется осуществлять резервное копирование средствами операционной системы или с помощью специализированного программного обеспечения. Например, для OC Windows см. Инструкцию по настройке механизма резервного копирования данных. http://help.pilotems.com/ru/Content/Resources/pdf/backup.pdf

уточните, пожалуйста, вопрос. Что за антивирусные возможности?

поддерживаются ли в системе при движении файлов, в т.ч. из интернета, антивирусные программы от других разработчиков

я уже побывал на многих сайтах разработчиков PILOT-ECM, PILOT-ICE, PILOT-ENTERPRISE, посмотрел функционал, возможности, справочную систему, скачал несколько инструкций, примеры разработок, даже пример внедрения, длительностью 1 год, и пр., но так и не нашел цен на различную комплектацию.

отправьте мне, пожалуйста, письмо на эл. почту grishko@ascon.ru, я Вам отвечу про стоимость.

Вы можете привести сценарий, какую задачу нужно решить, а мы ответим, может так работать система или нет?

Я так понимаю в режиме как в почтовых системах - как только в систему попал некий документ, его автоматом на лету проверяет антивирус, который присоединен к Пилоту. Но думаю, на уровне операционный системе антивирус раньше обнаружит сразу же при попадании на ПК.

И еще вопрос, частично может идея: А не создать бы каталог всех надстроек, которые были сделаны во время различных внедрений. Т.е. клиент заходит на сайт, а там написаны какие примочки и кем были написаны.

Выглядит примерно так:

Плагин	Автор
Автоматическая печать из AutoCAD и Revit	Альтек Системс
Уведомления о заданиях на электронную почту	Альтек Системс
Интеграция с Telegram и Rocket.Chat	Альтек Системс
Размещение QR-кода на чертежах	Альтек Системс
Система бэкап копирования в облаке	Рога и копыта
Шифрование входящих документов	ФСБ девелопмент

И тогда любой может найти интегратора, который уже имеет разработанный плагин и подключить его решение к своей инсталяции.

Модулей расширения разработано множество, а тех, которые мы продаем или отдаем бесплатно, намного меньше. Почему? Потому что инфраструктура на каждом предприятии уникальна. Когда модуль разрабатывается под конкретного заказчика, то он тестируется только под его условия, установленное ПО, версии ПО и т.д. А это значит, что подключив такой модуль у другого заказчика, он может вообще не заработать или выдавать ошибки. Чтобы предлагать тиражный модуль, нужно уделить большое внимание автотестированию со всевозможными вариантами конфигураций ПО, быть готовым исправлять ошибки, осуществлять техподдержку, т.е. постоянно тратить на это ресурсы. Все модули, которые мы продаем, обеспечиваются необходимой поддержкой, чтобы пользователи получили качественный работающий продукт. Перечень таких модулей есть на сайте https://pilotems.com и в центре загрузок дистрибутивов https://pilot.ascon.ru/

Все правильно я это понимаю. Я же не предлагаю вам их продавать и отдавать. Я предлагаю вам показать(упорядочить каталогизировать) то огромное множество что уже сделано и указать их авторов интеграторов, чтобы при необходимости свести потребителя определенного модуля с его автором. А у автора есть опыт баг репорты и тд. Вам плюс в позиционировании разностороннего функционала через апи, выгода интегратору выход на нового заказчика, выгода клиента не нужно изобретать велосипеда и не нужно искать интегратора с нужным опытом.

Вообще откуда мысля - многие даже и не подозревают о каких-то возможностях которые можно реализовать через внешнее апи. К примеру работа с qr кодами это же прекрасная идея. Я и теоритически не думал, что такое возможно реализовать. А так через каталог плагинов можно об этом узнать и связаться с автором, для реализации в своей организации.

В закрытой ЛВС антивирусники не нужны, но если есть ввод файлов из вне, он обязательно должен быть перекрыт анивирусником, поскольку таких вводов может быть множество - на потенциальных ПК вешается сетевой антивирус, если таких антивирусников много на локальных ПК, это может вылиться в копеечку.
И кроме того может замедлиться работа системы документооборота.

хорошая идея.
она уже поддерживается AutoDesk

Похожая идея но немного не то. В автодеске именно на продажу готовые модули показаны о чем и писала Ольга и у них это есть. А я именно за те решения которые не являются универсальными, которые нужно допиливать интегратором для каждой организации. И я предлагаю их свести в единый каталог и через него сводить интегратора и заказчика на основании уже выполненных уникальных модулей при интеграции.

Ольга, в пресс-релизе написано, что по последнему внедрению задано около 70 вопросов. Какого плана эти вопросы? Все задают столько? И какие вопросы наиболее интересны с вашей точки зрения и точки зрения проектировщиков?

Идея понятна, согласна, что накопленным опытом надо делиться и показывать, какое многообразие задач  уже реализовано. У нас есть команды внедрения не только в каждом регионе РФ, но и РБ, Казахстане, Украине. И каждая из этих команд имеет опыт создания различных модулей, готова под проект их подготовить. Поэтому указать одного автора не получится, ведь другие также достойно могут справиться с задачей. А опубликованы только те, которые можно тиражировать, т.к. автор несет ответственность за их работу у разных заказчиков и будет их поддерживать и развивать.

какого рода эти модули ?

Чаще всего разрабатываются модули интеграции с различными САПР/BIM.

Вижу вот участник форума заинтересовался что за модули т.е. проектировщикам будет интересно видеть то что возможно реализовать через апи на примерах уже реализованных интеграций(и общих слов про интеграции с сапр и бим этого мало хочется больше информации). И как-то в виде нейкого каталога это систематизировать т.к. информации много... Это моя точка зрения как проектировщика программиста и руководителя в одном лице. Будет полезная вещь я уверен

Ну и предыдущий вопрос про вопросы заказчиков что скажете?

Немного прокомментирую тему работы антивирусов. Мы не можем управлять логикой работы антивируса какого-либо вендора. Если разработчик антивируса предусмотрел алгоритм проверки файлов при их создании и изменении в файловой системе, то антивирус выполнит такую проверку. Но есть партнерские программы Whitelist, например у Касперского и Trend Micro, в которых мы участвуем. Мы передаем дистрибутивы, которые проходят проверку на отсутствие вредоносного кода, далее попадают в базу знаний о чистом ПО или «белый список» (Whitelist). Системы Pilot, находящиеся в глобальном белом списке, не нуждаются в регулярной проверке со стороны защитного ПО. Это позволяет экономить ресурсы компьютера пользователя, увеличивая быстродействие самих систем. Минимизируется количество обращений защитного ПО с запросами, отвлекающими от работы, и снижается нагрузка на администрирование системы.

Чаще всего эти вопросы касаются настройки системы, логики работы, отработки различных сценариев действий пользователей. Т.е. технические детали обсуждаются. На количество вопросов, на мой взгляд, напрямую влияет глубина погружения в продукт. Т.е. чем меньше функциональности задействует пользователь, тем меньше у него возникнет вопросов. И чем больше дополнительных настроек потребуется, интеграций между системами, нестандартных сценариев,тем больше тем для обсуждения. Например, сейчас мы работаем над большим блоком - управление заданиями. Он практически не менялся с 2015 года. По нему скопилось множество вопросов и предложений - кстати тоже порядка 70. Совпадение?. Необходимо было его модернизировать, дать больше возможностей пользователям. Уже скоро (в конце месяца) мы выпустим релиз.

Ольга
вы не совсем о том.
Если есть входящий файл, любой, перед входом он должен быть проверен антивирусником, и только потом антивирусник даст разрешение на его дальнейший путь в системе.
При этом на время его проверки (а он может быть любого размера в проектной организации) система (локальная на ПК или сервер) ждёт ответа антивирусника и его разрешения на дальнейшие действия с файлом.
Таких входов файлов может быть или один (через интернет канал) или несколько - из открытых интерфейсов ввода любого локального ПК.
Исходя из этого идёт выбор конкретного модуля антивирусника, его функционала и пр.
Цены разные
- если все локальные ПК обеспечить антивирусником - одна цена и не маленькая,
- если подключить только на вход интернет-канала - другая, дешевле, но при этом нужно отключить все устройства ввода на любом ПК.
От того какое решение принято зависит и скорость обработки таких запросов антивирусниками и общее быстродействие системы документооборота.

Поэтому я и спрашиваю - какие то решения подобные у вас в практике были ?
Особенно важны результаты подобных решений.
Именно взаимодействие с антивирусниками, или это не существенно для такой системы документооборота и это решение сугубо самостоятельное заказчика ?

Ведь по сути это сетевое решение (документооборот), при котором уязвимости и распространение (файлов и прилипших вирусов) могут быть.
И даже "облачное", что тоже хорошо - оттуда вирусы гарантированно не пройдут, там уже стоят антивирусники.

Коллеги, пользуясь случаем, поздравляем архитекторов, проектировщиков, расчетчиков, специалистов по информационному моделированию и всех работников отрасли с Днем строителя!
Вы точно знаете, «что нам стоит дом построить» и как построить его теплым, светлым, надежным.
Вы создаете облик наших городов.
Наша бесконечная благодарность за такой непростой, но нужный труд. Желаем всегда ставить перед собой высокие профессиональные цели и непременно их достигать.
Пусть каждый новый день приносит вам возможность построить свою собственную жизнь именно такой, как вы ее задумали!
Мы же в АСКОН сделаем все, чтобы работа приносила больше пользы, а новые технологии делали ее еще интереснее.